De l’arrivée au départ, comment assurer un transport sans faille pour mon évènement ?

La planification d’un événement professionnel ou privé, nécessite une coordination minutieuse afin de garantir le bon déroulement de votre évènement.

Le transport des convives, est quant à lui, un élément à ne pas négliger. Une mauvaise gestion du transport peut provoquer des retards et désagréments, et ainsi perturber le déroulé de votre planning.

MGN Events vous donne quelques conseils afin de garantir un trajet sans faille.

Ciblez votre type de transport

Il convient de commencer par identifier le mode de transport dont vous avez besoin, que ce soit en bus, en voiture ou par le biais d’un chauffeur privé.

Le nombre de convives, le budget et le nombre de places de parking sur votre lieu de réception, influenceront votre choix.

Également, pensez à la consommation d’alcool et ainsi qu’à la sécurité de vos convives une fois l’évènement achevé.

 

Informez les participants du transport et du planning

Pour un planning sans faille, il n’y a pas de secret : la communication ! Et plutôt deux fois qu’une. Communiquez à vos convives les horaires de départ et arrivée, ainsi que le point de rendez-vous et les différentes étapes.

Assurez-vous de communiquer de manière claire et précise sur chaque détail du trajet.

Enfin, n’hésitez pas à faire un rappel la veille du départ.

 

Travaillez l’arrivée de vos convives

Une fois les convives descendus du mode de transport, veillez à ce que le chemin vers l’espace de réception soit balisé, sécurisé et éclairé.

Un ou des panneaux de bienvenue seront aussi un bon indicateur pour les convives.

Si votre budget le permet, vous pouvez opter pour des agents de sécurité qui se chargeront de guider les convives et de pointer la liste des présents.

Plus encore, prévoyez des hôtesses afin de remettre une collation à vos convives à leur entrée dans l’espace de réception.

 

Faites appel à des prestataires de confiance

Le conducteur est absent ? Le transport est en panne ou en retard ?

Car les imprévus peuvent survenir à tout moment, il est essentiel de disposer d’un plan de secours pour garantir le bon déroulement de votre évènement. Pour cela, faites appel à des prestataires de confiance, recommandés et professionnels.

Assurez-vous d’avoir transmis toutes les informations nécessaires aux prestataires et de leur avoir fait part de l’ensemble de vos demandes, de manière détaillée. A titre d’exemple : « je souhaiterais passer de la musique pendant le trajet » ; « je souhaiterais que mes convives disposent d’une bouteille d’eau à leur arrivée dans le bus » ; « vous pourrez vous garer à cet endroit », etc.

Le mot de la fin !

Car le transport de vos convives participe à la réussite de votre évènement, ne négligez pas cette partie de l’organisation.

Vous souhaitez organiser un évènement professionnel ou un évènement privé ? Faites appel à MGN Events, agence évènementielle à Strasbourg.

Nous avons hâte de discuter de votre projet évènementiel !