Choisir le lieu de réception pour mon événement

Le choix de votre lieu de réception est une étape essentielle dans l’organisation de votre évènement.

Que ce soit pour un mariage, une conférence ou une fête d’entreprise, il est important de prendre en considération plusieurs facteurs afin d’assurer la réussite de votre évènement.

Mais alors, comment faire le bon choix ?

Définissez vos besoins

Comme d’ordinaire, la première étape consiste à définir avec précision vos besoins.

Par exemple : le budget, le nombre de convives, un évènement en intérieur ou en extérieur, avec ou sans logement, adapté aux enfants et aux personnes âgées, sans limite horaire, avec un grand parking, etc.

Ces premiers éléments vous permettront de commencer à exclure et à présélectionner des lieux de réception, et donc, de gagner du temps.

Visitez le lieu

Étape indispensable afin de s’imprégner du lieu de réception et de discuter en direct avec les prestataires. C’est également l’occasion de préciser certains points et pour avoir un dossier complet, répondant à l’ensemble de vos questions et besoins.

Cette visite vous offrira une vision globale et vous permettra de prendre des décisions éclairées afin de garantir que le lieu choisi réponde à l’ensemble de vos besoins.

Les détails, mais qui ont toute leur importance

Certains points peuvent paraitre accessoires et pourtant ces derniers influeront sur votre choix et à postériori, sur la réalisation de votre évènement. Tels que :

– La capacité maximale du lieu de réception : une salle trop grande sera contraignante pour créer une synergie entre les convives et favoriser une ambiance festive. A l’inverse, une salle trop petite, ne sera pas confortable pour vos convives et les prestataires et représente un risque en termes de sécurité.

– Les limites horaires : rares sont les lieux de réception qui n’ont pas de limite horaire. Que ce soit pour la mise en place, la fin de soirée festive et le démontage, assurez-vous d’avoir l’ensemble des informations nécessaires afin de pouvoir établir un planning précis de votre évènement.

– L’hébergement des convives : que vous ayez besoin ou non de logements, certains établissements peuvent vous imposer la location de leur hébergement, en partie ou en totalité, afin de pallier les éventuelles nuisances sonores causées par votre évènement. De plus, en optant pour la location d’un logement pour vos convives, vous éviterez que les convives prennent la route après une soirée alcoolisée.

– La pluie ou les fortes chaleurs : le mot d’ordre est de toujours avoir un back up ! Le temps est un aléa conséquent dans le monde de l’évènementiel. C’est pourquoi il est important de toujours prévoir une solution de repli en cas de mauvais temps ou de forte chaleur, ceci afin de vous assurer du bon déroulement de votre évènement.

Posez une option avant la réservation finale

Vous venez de visiter le lieu et souhaitez prendre le temps de la réflexion tout en vous assurant la disponibilité de votre date ? Aucun problème ! Sollicitez auprès du prestataire une option pour la date souhaitée, et renseignez-vous sur la durée de l’option.

Une option consiste à vous réserver la date souhaitée pour votre évènement, pendant une période donnée, le temps que vous puissiez faire votre choix final.

Également, ne négligez pas l’importance de commencer tôt la recherche de votre lieu de réception, ceci afin de vous garantir la disponibilité des prestataires et les meilleurs tarifs. Mais aussi pour vous permettre de prendre le temps de la réflexion.

Le mot de la fin !

Les conditions météorologiques, la capacité d’accueil du lieu et le budget font partie des facteurs clés pour sélectionner votre lieu de réception. En examinant attentivement vos besoins, vous parviendrez à trouver le lieu parfait pour votre évènement professionnel ou particulier.

Vous souhaitez vous décharger de cette tâche ? Contactez MGN Events, agence événementielle à Strasbourg, nous serons vous trouver le lieu parfait, pour vous !

Consultez ci-dessous notre vidéo-conseil pour trouver le lieu parfait pour votre évènement 👇🏻