Les questions à se poser pour organiser son événement
L’organisation d’un événement n’est pas une chose aisée. Il est ainsi normal d’être un peu perdu au début. Selon votre événement, vous avez la possibilité de le planifier en solo ou avec l’aide d’un professionnel. Afin de maximiser vos chances de réussite, il est préférable de privilégier l’aide d’un professionnel, à savoir d’une agence évènementielle.
Pour vous accompagner dans les premières phases de l’organisation, MGN Events vous dévoile les questions importantes à vous poser pour organiser votre événement.
1. Quel est l’objectif de mon événement ?
Il est primordial de commencer par définir les objectifs de votre événement. Vous devez ainsi répondre à la question : « Quelles sont les retombées attendues de mon événement pour mon entreprise ou pour moi-même ? ».
En établissant vos objectifs, pour pourrez ainsi vous distinguer et cela vous permettra d’avoir un fil conducteur pour l’organisation. Définissez également vos forces et faiblesses pour établir vos objectifs avec plus de précision.
Assurez-vous de ne pas vous éparpiller pendant votre organisation et de garder cet axe directeur en mémoire (avant, pendant, après).
2. Quel est mon budget ?
Il est fondamental d’aborder cette question dès le début de votre organisation, car elle va avoir un impact majeur sur la planification de votre événement.
Afin d’établir votre budget, pensez aux prestataires dont vous avez besoin : le lieu de réception, le traiteur, la décoration, les animations …
Egalement, votre budget ravira en fonction de la taille de votre évènement. Votre budget sera donc augmenté au fur et à mesure que vous augmentez votre liste d’invités. A contrario, il diminuera.
Enfin, gardez en mémoire que peu importe votre budget, tout est possible ! Et c’est justement la mission d’une agence évènementielle, de trouver des solutions avec le budget donné (dans la mesure du possible, bien sûr).
3. Quand faire mon évènement ?
Soyez particulièrement vigilant quant au choix de la date. En effet, il est préférable d’éviter les périodes jugées chargées pour un secteur spécifique, telles que les vacances scolaires, les jours fériés, les lundis. Par ailleurs, les prix des prestataires varient en fonction de la période (saison estivale, saison « creuse », fête de fin d’année …).
Afin d’éviter de devoir organiser votre événement en même temps que celui d’un de vos concurrents ou de vos amis, assurez-vous de consulter le calendrier officiel des événements publics et privés ou de demander à vos proches leurs disponibilités.
Pour éviter les oublis et les absences, il est préférable de choisir une date qui ne soit ni trop proche ni trop éloignée de votre invitation.
Enfin, n’oubliez pas de mettre une date limite de réponse sur vos cartons d’invitation, cela vous évitera les réponses de dernières minutes.
4. Où organiser mon événement ?
Voici un sujet complexe ! La situation géographique, la taille de la salle, les logements, le mobilier … sont autant de facteurs qui influeront votre choix.
Bien entendu, votre lieu de réception doit être en adéquation avec le nombre de vos convives. Tenez également compte du mobilier et des équipements nécessaires, surtout en cas d’installation spécifique (comme une scène, les buffets ou une piscine de danse par exemple).
La localisation : privilégiez un lieu facilement accessible et disposant de places de parking en nombre suffisant. Pensez également au transport (bus, tram, métro…). Assurez-vous qu’il y ait des hôtels à proximité pour les convives qui n’habitent pas dans le secteur.
L’originalité du lieu : un lieu insolite dans un cadre unique ne peut pas laisser les esprits indifférents. Vos invités auront une impression particulière et un souvenir durable. Prenez l’exemple d’un musée, d’une ancienne ferme, d’un château, etc…
N’hésitez pas à poser les questions suivantes aux lieux de réception que vous visitez :
– Quel est le coût de la location, en prenant en considération les jours/heures de montage/démontage ?
– Quel est le nombre de convives maximum ?
– Est-ce que la location du lieu comprend le mobilier et les logements ?
– Quelles sont les conditions qui s’appliquent en cas d’annulation ?
– Des prestataires sont-ils imposés ? Comme le traiteur et le DJ ?
– Est-ce que le stationnement est payant ? Est-ce qu’il y a des services de taxis et de navettes disponibles ?
5. Pour quelle décoration vais-je opter ?
Vous avez réservé votre lieu de réception, mais vous ne savez pas comment le décorer ?
MGN Events vous accompagne dans la décoration de vos évènements !
N’hésitez pas à faire coordonner votre décoration à votre thème, ainsi qu’à la saison et au type d’évènement que vous souhaitez organiser.
Egalement, inspirez-vous d’autres évènements et consultez Pinterest ou Instagram pour trouver les dernières tendances de décoration évènementielle.
Chez MGN Events, nous offrons un Mood board à chacun de nos clients, afin qu’ils puissent se projeter dans la décoration et l’univers de leur évènement.
6. Quelles animations pour mon événement ?
Les animations sont d’une importance capitale. Elles permettent de donner une dynamique à votre évènement et de divertir vos convives. DJ, musiciens, cooking show, karaoké, jeux grandeur nature … laissez place à votre imagination !
Voici quelques exemples d’animations qui sortent du commun :
Spectacle de magie : Intégrez une touche de mystère et d’émerveillement à votre événement en offrant un spectacle de magie en direct, une expérience inattendue pour vos convives.
Atelier de création : Favorisez la créativité de vos invités en mettant en place un atelier de création lors de votre événement. Facile à mettre en œuvre et ludique !
Professionnel de la caricature : Cette activité amusante et originale, demande un petit espace pour l’artiste et son installation, et surtout, une bonne dose de second degré !
Atelier cuisine ou dégustation : Pour les amateurs de gastronomie, les ateliers de cuisine en équipe sont parfaits. Inspirés des émissions culinaires, les participants se regroupent pour préparer un repas, encadré par un chef professionnel. Pour les amateurs de boissons en tout genre, vous pouvez également opter pour un bar à cocktail, vins ou bières, avec dégustation sans modération.
Photobooth : Le Photobooth sera la star de votre évènement ! C’est une animation divertissante qui permet à vos convives de capturer et de conserver des photos souvenirs. En fonction des options de location, vous avez la possibilité de personnaliser les photos avec une image ou une décoration pour un effet mémorable.
MGN Events vous propose son Photobooth professionnel à la location :
